Un état des lieux mal fait ou absent, c'est la quasi-certitude de perdre le litige sur le dépôt de garantie. Voici les 11 points précis que la jurisprudence et les commissions de conciliation regardent, et le modèle à suivre en 2026.
1. Pourquoi l'état des lieux est critique
L'état des lieux est la référence juridique permettant de comparer l'état du logement à l'entrée et à la sortie du locataire. Sans lui, le juge présume que le logement a été remis en bon état, et déboute le bailleur de toute retenue. C'est donc le document qui protège le mieux votre investissement locatif.
2. Les 11 points obligatoires
- Date de l'état des lieux et adresse précise du logement (avec étage et n° de lot)
- Identité complète des deux parties (bailleur ou mandataire + locataire(s))
- Nombre de clés remises (entrée, boîte aux lettres, cave, parking, badge)
- Description détaillée pièce par pièce (sol, murs, plafond, menuiseries, équipements)
- État de propreté de chaque pièce à la remise des clés
- Relevé des compteurs (eau froide, eau chaude, gaz, électricité) avec numéros
- Équipements mentionnés (chaudière, VMC, électroménager, cheminée, four)
- Photographies datées annexées et signées par les deux parties
- Signature du bailleur et du locataire sur chaque page
- Remise d'un exemplaire à chaque partie (simultanément, sur papier ou PDF signé)
- Mention du délai de contestation (10 jours / fin de la période de chauffe)
3. Les photos · une preuve désormais admise
Depuis 2016, les photos ont valeur de preuve à condition d'être datées (date automatique du smartphone ou appareil), annexées à l'état des lieux papier/PDF, et signées par les deux parties. Privilégiez : une vue d'ensemble par pièce, des gros plans sur les défauts préexistants (fissures, taches, rayures), les compteurs avec index lisibles. Archivage conseillé : 10 ans minimum.
4. Les compteurs · l'erreur la plus fréquente
| Type | Unité | Référence à noter |
|---|---|---|
| Eau froide | m³ | Numéro du compteur (gravé sur l'appareil) |
| Eau chaude sanitaire | m³ | Si comptabilisée séparément |
| Gaz | m³ | Numéro GRDF à 14 chiffres |
| Électricité · compteur Linky | kWh (HC/HP) | Numéro PDL à 14 chiffres |
| Chauffage collectif (si individualisé) | kWh | Numéro du répartiteur |
5. L'état des lieux de sortie
L'état des lieux de sortie se compare point par point avec celui d'entrée. Pour chaque dégradation ou différence constatée, indiquez : la pièce concernée, l'élément dégradé, la description précise, et la responsabilité présumée (locataire / vétusté / bailleur). Utilisez le même formulaire qu'à l'entrée, idéalement en colonnes côte-à-côte pour visualiser l'écart.
6. Délai de contestation
- État des lieux d'entrée : 10 jours calendaires après signature
- Équipements de chauffage : jusqu'à la fin du premier mois de la période de chauffe suivante
- Modalités : courrier recommandé au bailleur ou à son mandataire, décrivant précisément les éléments contestés
- Au-delà : l'état des lieux d'entrée est définitivement opposable
7. Modèle à remplir · structure type
EN-TÊTE
Nature : Entrée / Sortie, Date, Adresse · Parties
PAR PIÈCE
Nom de la pièce → Surface → Sol (type / état) → Murs (type / état) → Plafond (état) → Menuiseries (portes, fenêtres, volets) → Électricité (prises, interrupteurs, luminaires) → Plomberie (si présente) → Équipements spécifiques → Propreté générale
COMPTEURS
Eau froide / chaude / gaz / électricité → Numéro + index
CLÉS
Nombre + désignation (entrée, BAL, cave, parking…)
ANNEXES & SIGNATURES
Photos datées + signatures des deux parties sur chaque page
Hovea génère automatiquement cette structure, permet de photographier directement chaque pièce depuis le smartphone, fait signer le locataire par SMS ou email, et archive le PDF horodaté.